Forretningsorden

FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN

Den valgte bestyrelse har overordnet ansvaret for ledelsen af organisationen inden for de i vedtægterne givne rammer med varetagelsen af egnenes og lokalsamfundenes interesser og løsning af opgaver, jf. vedtægterne § 2, 3, 4 og § 5.

Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne med formand, næstformand, kasserer og sekretær.

Formanden
Formanden har ansvaret for den overordnede ledelse af organisationen,

Formanden planlægger bestyrelsesmøder og årsmøder.
Formanden står for de formelle kontakter og møder med kommunen og andre væsentlige eksterne parter, herunder pressen.

Næstformanden
Næstformanden er stedfortræder for formanden ved dennes forfald og efter indbyrdes aftale.

Kassereren
Kassereren har ansvaret for bogføringen og udarbejdelsen af regnskaber samt for opstillingen af budgetter og budgetopfølgningen. Der skal udarbejdes regnskaber med budgetopfølgning hvert kvartal.
Kassereren har ansvaret for den rettidige betaling af de løbende udgifter. Udgifter over 1000 kr. skal godkendes af formanden før udbetaling finder sted. Udgifter under 1000 kr. godkendes af formanden efter udbetaling.
Kassereren udarbejder årsregnskab og sikrer det bliver revideret senest 4 uger før årsmødet.

Sekretæren
Sekretæren skal referere de løbende møder i bestyrelsen samt årsmødet.

Bestyrelsesmedlemmer, (egnsrepræsentanter)

Bestyrelsesmedlemmer står for opfølgning på planlagte opgaver og assistance til egnene og lokalrådene og skal repræsentere egnenes interesse på bestyrelsesmøderne. Endvidere står bestyrelsesmedlemmerne for planlægning og afvikling af repræsentantskabsmøder, samt dokumentation og opfølgning på beslutninger truffet på repræsentantskabsmøder.

Bestyrelsesmøder
Indkaldelse til bestyrelsesmøder sker via e-mail eller efter personlig aftale til bestyrelsesmedlemmerne, normalt med 7 dages varsel, jf. vedtægternes § 5.
Ønskes et emne optaget på dagsorden, rettes henvendelse til formand, forud for fristen for udsendelse af dagsorden.
Bestyrelsesmøder starter med godkendelse af dagsorden med mulighed for, at tillføje punkt til dagsordenen, hvis alle de fremmødte bestyrelsesmedlemmer er enige heri.

Møderne afholdes normalt med start kl. 19.00 og med sluttid senest kl. 22.00.

Mødereferater udsendes senest 4 arbejdsdage efter mødet til bestyrelsesmedlemmer pr mail.
Godkendelse af referat sker så vidt mulig ved, at bestyrelsen laver en samlet opsummering af, hvad der skal føres til referat under behandling af det enkelte dagsordenspunkt
Referatet udsendes efterfølgende via mail til bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer og lokalrådsformænd, samt offentliggøres på Fynslands hjemmeside.

Der kan indkaldes relevante personer til behandling af konkrete dagsordenspunkter.

Mødeindkaldelser og mødereferater sendes via e-mail til bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer og lokalrådsformænd og offentliggøres på Fynslands hjemmeside.

 

Økonomi og ressourcer
Der skal udarbejdes budgetter og budgetopfølgninger, som skal forelægges bestyrelsen til godkendelse.
Økonomiske dispositioner og andre aftaler med indflydelse på projekters forløb og forventede resultater skal ske efter aftale med / godkendelse af bestyrelsen og skal føres til referat.
Der skal udarbejdes aktivitets-, tids- og ressourceplaner for væsentlige projekter før disse iværksættes.
Med henblik på at strække de økonomiske midler så langt som muligt tilstræbes det, at opgaverne i videst muligt omfang løses i eget regi dvs. primært med ulønnet arbejde og brug af privat edb-udstyr m.v.

Dækning af udgifter til kontorhold, IT og telefon
Formand 2000 kr.
Bestyrelsens medlemmer og andre kan efter forud aftale få dækket dokumenterede udgifter til rejser og kørsel, kontorhold m.v., afhold i forbindelse med løsning af opgaver for Fynsland
For kørsel anvendes det offentliges lave takts, der dækkes dog kun for kørsel uden for kommunens område

Udvalg / arbejdsgrupper
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg / arbejdsgrupper med eksterne deltagere til løsning af konkrete opgaver. I udvalgene / arbejdsgrupperne skal der altid være mindst et medlem af bestyrelsen, der løbende rapporterer til bestyrelsen.

Fynsland kan lade sig repræsenterer i bestyrelser og udvalg, som bestyrelses finder det relevant at være repræsenteret i.
Fynsland er repræsenteret i flg. udvalg:
Ungdomssskolebestyrelsen Tina Ellegaard
Det Grønne Råd: Jens Bruntse
Mobilitetsudvalget: Gunnar Landtved

Der foretages valg til udvalg og bestyrelser på det konstituerende bestyrelsesmøde.
Fynsland kan lade sig repræsenterer i udvalg og bestyrelser af personer der ikke er valgt til Fynslands bestyrelse.
Fynsland repræsentant i et udvalg/bestyrelse holder løbende Fynslands bestyrelse orienteret om aktiviteter og beslutninger fra udvalget/bestyrelsen.

 

Vedtaget på bestyrelsesmøde den maj 2018

.

 

Vedtaget på bestyrelsesmøde den 24. marts 2014